چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟ ، نوشتن یک پیشنهاد نامه ممکن است ساده به نظر برسد. اگر خودتان را معرفی کنید، جزئیاتی در مورد پروژه بنویسید و قیمت خدمات خود را ارائه دهید، کمک خواهد کرد.

اگر رویکرد مشابهی را در پیش بگیرید، احتمالاً فروش و مشتریان خود را از دست خواهید داد. اکثر فروشندگان و تیم ها هنگام نوشتن پروپوزال اشتباه می کنند. و واقعیت ساده این است که ما می توانیم آنها را به راحتی و به سرعت اصلاح کنیم.

این مقاله به شما نشان می دهد که چگونه یک نامه پیشنهادی متقاعد کننده بنویسید. ما یک ساختار عالی به شما ارائه می دهیم، نکات اثبات شده ای را برای افزایش شانس موفقیت پوشش می دهیم و نمونه ای از نامه پیشنهادی را به شما نشان می دهیم که می توانید فوراً بنویسید و از آن استفاده کنید.

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟
چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟ – تزیسمی

فهرست مطالب

پروپوزال نامه چیست؟- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

پروپوزال نامه سندی است که نیازی به ارسال عمیق ندارد، با فهرست مطالب و جزئیات گسترده پروژه. مختصر، دقیق است و اطلاعات ضروری را در مورد یک پیشنهاد تجاری ارائه می دهد.

پروپوزال نامه پیشروی برای یک پروپوزال تجاری دقیق تر است، به این معنی که معمولاً یک فرم کوتاه تر و مختصر از پیشنهادات کامل است. اما همچنین می تواند خود درخواست واقعی باشد. از ساختاری مشابه با جزئیات، اما مختصرتر پیروی می کند.

یک پیشنهاد خوب نوشته شده باید از کلمات پوچ پرهیز کند، مختصر باشد، آنچه را که می‌خواهید به خواننده منتقل کند، و از استفاده از جملات طولانی که مشتریان بالقوه را خسته می‌کند، اجتناب کند.

نوشتن یک پیشنهاد تجاری خوب به اندازه گرفتن خود قرارداد مهم است. کلمه کلیدی ساده است. آن را مستقیم نگه دارید یک پروپوزال نامه خوب باید درک کاملی از هدف کار و قصد ارائه راه حل قابل قبول برای آن را نشان دهد.

توجه داشته باشید که گاهی اوقات، ما از اصطلاحات “پیشنهاد” و “پیشنهاد نامه” به جای یکدیگر استفاده می کنیم. در چنین مواردی، “پیشنهاد نامه” یک پروپوزال کامل است و شما باید بر اساس آن سند خود را ایجاد کنید.

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

اگر به درخواست پیشنهادی پاسخ دادید، سعی کنید از دستورالعمل‌های خاص ارائه شده توسط گیرنده پیروی کنید. با این حال، در ادامه، شش نکته کلی برای نوشتن یک ساختار نامه پیشنهادی متقاعدکننده برای موقعیت‌های مختلف ارائه می‌کنیم:

1. یک مقدمه و برخی اطلاعات پیشینه ارائه دهید

ابتدا، با ارائه اطلاعاتی در پاراگراف اول، زمینه نامه را تنظیم کنید. اگر قبلاً با گیرنده نامه صحبت کرده اید، این را در جملات ابتدایی ذکر کنید.

ممکن است مشکل مشتری را مورد بحث قرار داده باشید و با مجموعه ای تقریبی از اهداف موافقت کرده باشید. به این گفتگو اشاره کنید و به طور خلاصه تکرار کنید که چرا برای ارائه یک راه حل اثبات شده مناسب هستید.

2. بیانیه ای از موضوع را در نامه پیشنهادی خود بگنجانید

می توانید این قسمت را در قسمت بالا قرار دهید یا ممکن است بخواهید چند پاراگراف جدا شده را به آن اختصاص دهید. بستگی به گستردگی موضوع دارد.

این بیانیه در مورد مشکل فعلی است که نیاز به اقدام برای بهبود وضعیت دارد. این باید به طور مختصر مانعی را که مشکل روزمره بین یک فرآیند عملیاتی و وضعیت مشکل دار امور قرار می دهد، توضیح دهد.

این بیانیه کاملاً عینی است و بر حقایق مسئله تمرکز می کند و هرگونه نظر ذهنی در مورد آن را کنار می گذارد.

3. در مورد اهداف و اهدافی که دارید بنویسید- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

بهترین کار این است که در هنگام توصیف اهداف تا حد امکان خاص باشید. ما باید اهداف را به صورت فهرستی، ترجیحاً با ارقام پیوست، ترسیم کنیم.

بهتر است بگوییم: «ما بهره‌وری را در طی چهار ماه 25 درصد افزایش می‌دهیم» به جای اینکه «به‌طور چشمگیری بهره‌وری شما را افزایش می‌دهیم». همچنین ممکن است بخواهید اطلاعاتی در مورد روش هایی که برای دستیابی به این نقاط عطف استفاده خواهید کرد ارائه دهید.

4. ارائه راه هایی برای ارزیابی پیشرفت

مشتریان چگونه از پیشرفت آگاه خواهند شد؟ آیا آنها دسترسی آنلاین به داشبورد تجزیه و تحلیل خواهند داشت؟ نقطه تماس چه کسی خواهد بود؟ از کدام آهنگ های لمسی برای اندازه گیری پیشرفت استفاده می کنید؟

به این سؤالات در بخش نامه پیشنهادی خود پاسخ دهید و تصویر واضحی از چگونگی اطمینان از اینکه گیرندگان شما می دانند که پروژه در حال پیشرفت است و پیشرفت قابل قبولی دارد، ترسیم کنید.

5. بودجه مورد نیاز پروژه را شرح دهید

پس از بیان مشکل باید بودجه مورد نیاز را توضیح دهید و ذکر هزینه های عدم رفع آن را فراموش نکنید. همیشه ایده خوبی است که مشکل را چارچوب بندی کنید و راه حلی را از نظر هزینه های مالی پیشنهاد کنید.

ارائه تفکیک کامل هزینه ها در نامه پوششی مناسب نیست، اما باید ایده ای از بودجه ارائه دهید. قیمت پروژه عامل مهمی در فرآیند تصمیم‌گیری است، بنابراین گنجاندن آن ضروری است. هزینه های دقیق را بر حسب دلار مشخص کنید.

6. اطلاعات تماس خود را وارد کنید

ارائه مجموعه ای از جزئیات تماس در انتهای نامه، از جمله شماره تلفن، آدرس وب سایت و آدرس ایمیل، می تواند بسیار مفید باشد اگر مشتریان بخواهند مستقیماً با شما تماس بگیرند یا ایمیل بزنند.

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟
چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟ – تزیسمی

نحوه نوشتن نامه پروپوزال تجاری- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

برای نوشتن نامه ای که به طور موثر پیشنهاد را معرفی و خلاصه می کند، هر یک از پنج عنصر را به ترتیب پیش نویس کنید. در زیر، نمونه‌هایی از هر عنصر را از قالب رایگان خود نشان خواهیم داد. مختصر و دقیق باشید، فقط مهم‌ترین اطلاعات را شامل شود و از زبانی ساده و واضح برای کمک به خواننده کمک کنید تا درگیر خود بماند. نامه را شخصی سازی کنید تا مشتری احساس کند که شما به نیازهای خاص او گوش داده اید و واقعاً نیازهای خاص آنها را درک کرده اید – این می تواند آنها را ترغیب کند تا با شما در مورد رقبای خود کار کنند.

1. سرفصل های کسب و کار خود را پر کنید

سرفصل های کسب و کار را به سمت چپ بالای نامه خود اضافه کنید و اطلاعات استانداردی را در مورد کسب و کار و مشتری احتمالی خود فهرست کنید. نام کامل، عناوین شغلی، شرکت ها، آدرس ها و اطلاعات تماس را مطابق شکل زیر فهرست کنید. این به خواننده کمک می‌کند بداند این نامه برای آنهاست و از کدام کسب‌وکار است، که اگر چندین فروشنده را ارزیابی می‌کند، می‌تواند مفید باشد.

برخی از پیشنهادات تجاری نیز تاریخ را در بالا، بالای سرفصل‌های کسب‌وکار شامل می‌شوند. برخی اطلاعات کسب و کار خود را به عنوان یک سربرگ در بالای صفحه قرار می دهند و لوگوی خود را روی آن قرار می دهند. کاری را انجام دهید که فکر می کنید بهترین است و در صورت نیاز ردیف ها را برای صرفه جویی در فضا ترکیب کنید. این عنصر در اصل یک امر رسمی است. تا زمانی که سازماندهی شده و حرفه ای به نظر برسد، بر میزان موفقیت پروپوزال شما تأثیری نخواهد داشت. اگر شلخته به نظر برسد، ممکن است به آن آسیب برساند.

2. یک مقدمه قانع کننده بسازید- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

عنصر مقدمه ابتدای متن نامه پیشنهادی شما است که با تبریکی مانند «{نام احتمالی} عزیز» شروع می‌شود و با بیانیه هدف به پایان می‌رسد. معرفی موقعیت منحصر به فرد مشتری بالقوه را شخصی سازی کنید تا آنها را درک کنند. این کار را با اطلاعات پس‌زمینه‌ای که از طریق گفتگو با آن‌ها کشف کرده‌اید، مانند پیشنهاد ارزش مورد توافق، شروع کنید. در صورت امکان آن را زیر 100 کلمه نگه دارید.

بیایید با استفاده از اسکرین شات زیر، فیلدهای پررنگ در قالب خود را مرور کنیم. شامل نام افراد و کسب و کار، به علاوه موارد زیر:

. نام یا نام خانوادگی: اینکه فرانک یا آقای آندروود را انتخاب کنید بستگی به رابطه شما با مشتری دارد. اگر مطمئن نیستید، بهتر است از آقای/خانم رسمی استفاده کنید. همچنین به خاطر داشته باشید که آنها ممکن است با ضمایر یا افتخارات دیگری مانند Mx استفاده کنند.
. تاریخ آخرین مکالمه: آخرین باری که با آن‌ها صحبت کردید، باید درخواست پیشنهادی می‌دادند یا علاقه خود را برای رفتن به مرحله بعدی نشان می‌دادند. این ملاقات را با درج تاریخ وقوع آن به حافظه آنها بازگردانید. این باعث شخصی شدن آن می شود.
. پیشنهاد ارزش توافق شده: در جلسه قبلی، شما و مشتری بالقوه باید در مورد ارزش پیشنهادی توافق کرده باشید: چرا مشتری باید راه حل شما را انتخاب کند. آن را در اینجا بنویسید و نحوه بیان آن را با صدای بلند یا در ایمیل خود منعکس کنید تا به راحتی آن را به خاطر بسپارند.
. تعداد سال‌های فعالیت در صنعت: بنویسید که چه مدت به مشتریانی مانند آنها خدمات می‌دهید. این لاف بی ضرر اعتبار شما را به عنوان یک متخصص ایجاد می کند.
. نوع کسب و کار آنها: نوع کسب و کار می تواند «مارک های تجاری شرکتی»، «نویسندگان مستقل» یا «شرکت های مدیریت دارایی که بیش از 1000 واحد را مدیریت می کنند» باشد. به آنها بگویید که به شرکت هایی مانند آنها خدمات داده اید.
. مزایای چشم نواز: قبل از ورود به بیانیه هدف، آنها را با یکی دیگر از مزایای راه حل خود همراه کنید. در حالت ایده آل، این موردی است که آنها در جلسات گذشته شما درباره آن ابراز هیجان کرده اند.

3. هدف پیشنهاد خود را به وضوح بیان کنید

اکنون زمان آن رسیده است که بیانیه هدف نامه پیشنهاد تجاری خود را بنویسید. مسلماً این مهم ترین بخش نامه است، بنابراین بیشترین طول را دریافت می کند: حدود 175 کلمه. آنچه را که مشتری بالقوه در پروپوزال پیوست می‌آموزد و هدف آن را خلاصه می‌کند: به آنها نشان دهید که چگونه به آنها کمک می‌کنید مشکلی را حل کنند یا به یک هدف دست یابند. این عنصر همچنین باید برخی از مزایای کلیدی یا پیشنهاد فروش منحصر به فرد شما (USP) را برای افزایش کنجکاوی آنها برجسته کند.

در زیر بیانیه فیلدهای هدف و نحوه تکمیل آنها آمده است:

. مشکل اصلی پرسپکتیو: این موضوع توجه آنها را جلب می کند زیرا این همان چیزی است که آنها می خواهند حل شود. همچنین، هر گونه هزینه مرتبط ناشی از مشکل را نیز درج کنید. 1-2 جمله را به این موضوع اختصاص دهید.
. محصول یا خدمات شما: راه حلی که ارائه می دهید را توضیح دهید. در یک جمله توضیح دهید که راه حل شما چیست و چگونه کار می کند.
. فهرست مزایا: سه مزیتی که از راه حل شما دریافت خواهند کرد را فهرست کنید. این آنها را در مورد پیشنهاد هیجان زده می کند. در نظر بگیرید که منفعت شماره 3 را یک تمایز کلیدی (معروف به یک پیشنهاد فروش منحصر به فرد) کنید که شما را جدا از رقبا و بالاتر از آن نشان می دهد.
. هر عنصر حیاتی پیشنهاد دیگری که می خواهید ذکر کنید: پیشنهاد شما اغلب شامل بیش از سه قسمت بالا نیست. با ویرگول فهرست کنید چه چیزهای دیگری در داخل آنها پیدا خواهند کرد، چه مطالعات موردی یا تجزیه و تحلیل کامل وضعیت آنها.

ممکن است از خود بپرسید که آیا هزینه باید در نامه جای بگیرد. به طور کلی بهترین روش حذف هزینه است. دلیلی وجود دارد که قیمت گذاری در پایان پیشنهاد کامل ارائه می شود – تا آن زمان، مشتری بالقوه ارزش پیشنهادی شما را کاملاً درک خواهد کرد، که باعث می شود هزینه قابل هضم تر شود. تنها زمانی که هزینه خود را درج می کنید این است که یک نقطه فروش اصلی باشد (شاید هزینه شما بسیار کمتر از رقبا باشد)، در این صورت آن را در پاراگراف بعد از لیست گلوله ای قرار می دهید.

4. تماس خود را برای اقدام ایجاد کنید- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

فراخوان برای اقدام (CTA) جایی است که به مشتریان احتمالی می‌گویید که می‌خواهید در آینده چه کاری انجام دهند. این معمولاً برای باز کردن و خواندن پیشنهاد تجاری پیوست شده است. همچنین می‌توانید از آن‌ها بخواهید پس از پایان خواندن آن یا در صورت بروز سؤال، با شما تماس بگیرند یا ایمیل بزنند، یا از قبل جلسه‌ای را تنظیم کنند تا زمانی که دوباره وصل شدید، خواندن آن را تمام کنند. گاهی اوقات، گنجاندن قرارداد و درخواست از مشتری احتمالی برای امضای آن در صورت عدم نگرانی، مناسب است.

در اینجا چهار CTA بالقوه برای استفاده وجود دارد:

. «می‌توانید پیشنهاد زیر را که به این ایمیل پیوست شده است بیابید. لطفاً آن را بخوانید و با استفاده از پیوند Calendly من، اگر سؤالی پیش آمد یا می‌خواهید جزئیات پیشنهاد تجاری را بررسی کنید، می‌توانید جلسه‌ای را رزرو کنید.”
. “لطفاً پیشنهاد زیر را بخوانید و با ما تماس بگیرید یا پس از اتمام زمان تعیین شده برای صحبت در مورد پیشنهاد، پاسخ به هر یک از سوالات خود و بحث در مورد امکان همکاری با یکدیگر، با ما تماس بگیرید یا یک ایمیل ارسال کنید.”
. «لطفاً پیشنهاد پیوست را بخوانید. برای اطمینان از اینکه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را دارید، اجازه دهید مدتی را در تقویم بگذارم تا به هر سوالی پاسخ دهم و نظرات شما را بشنوم. آیا هفته آینده در {Three Date/Time Options} در دسترس هستید؟»
. “پیشنهاد پیوست است و شامل تمام جزئیاتی است که در {روز آخرین گفتگو} بحث کردیم. لطفاً در صورت بروز هرگونه سوال به من اطلاع دهید. اگر همه چیز خوب به نظر می رسد، می توانید قرارداد را در صفحه آخر امضا کنید.”

همانطور که می بینید، هر CTA به گیرنده می گوید که پروپوزال را بخواند و مراحل بعدی را برای کارهایی که مشتری باید پس از پایان خواندن انجام دهد، مشخص می کند. این تاکتیک موثر است زیرا مراحل بعدی را محکم می کند. توصیه می‌کنیم گزینه‌ای را انتخاب کنید که مودبانه مشتری را وادار به متعهد شدن به جلسه آینده می‌کند که در طی آن می‌توانید در مورد پیشنهاد صحبت کنید و فروش را به پایان برسانید. این چرخه فروش را تسریع می کند.

5. با یک Outro و امضای دوستانه پایان دهید

خروجی شما باید 1 تا 2 جمله باشد که بیانگر اطمینان به پیشنهاد شما باشد و همچنین از مشتری بالقوه برای در نظر گرفتن شما به عنوان یک شریک، تامین کننده یا فروشنده بالقوه تشکر کند. این نامه با یک یادداشت دوستانه به پایان می رسد و همچنین آخرین دلیلی را ارائه می دهد که چرا خواندن پیشنهاد مفید خواهد بود. در زیر خط آخر بدنه، با استفاده از “صادقانه” و نام کامل یا امضای ایمیل خود را امضا کنید.

چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟
چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟ – تزیسمی

اکنون که تمام بخش‌های حیاتی یک پروپوزال نامه مؤثر را برای شما پوشش دادیم، بیایید نگاهی به یک الگو بیندازیم که می‌توانید آن را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید و از آن به‌عنوان پیشنهاد نامه برای شرکت خود استفاده کنید:

یک نمونه نامه پیشنهادی- چگونه یک پروپوزال نامه موثر بنویسیم؟

الگوی پروپوزال زیر به شما نشان می دهد که یک نامه تجاری پروپوزال عمومی چگونه می تواند باشد. بسته به درک مشتری احتمالی شما، ممکن است بخواهید آن را طولانی تر یا کوتاه تر کنید یا جزئیات بیشتری را به بخش های خاص اضافه کنید.

نامه باید از یک فرم سنتی پیروی کند و نام و آدرس گیرنده شما و شما را در سربرگ داشته باشد.

خانم / آقای عزیز،

خوشحالم که روز دوشنبه با شما در مورد مسائلی که در مورد استخدام و آموزش کارکنان با آن روبرو هستید صحبت کردم. شما تمایل خود را برای بهبود شیوه‌های استخدام و ایجاد روش‌های کارمندان نتایج‌محور آزمایش‌شده توضیح دادید.

شرکت ما بیش از دوازده سال تجربه در ارائه خدمات به شرکت هایی مانند شما دارد. تیم ما تخصص خاصی در زمینه خاص شما دارد، زیرا با شرکت X و شرکت Y کار کرده است.

در این نامه، من می‌خواهم توضیح دهم که چگونه شرکت ما راه‌حل جامعی برای مشکل شما ارائه می‌کند، اهدافی که به آن خواهیم رسید و نقاط عطف ما.

اهداف

هدف کلی ما کاهش 25 درصدی مجموع منابع، زمان کارکنان و هزینه های کلی صرف شده برای استخدام و حفظ نتایج فعلی خواهد بود. با بهبود فرآیندهای آموزش کارکنان، بهره وری کارکنان جدید را در چهار ماه اول استخدام تا 30 درصد افزایش خواهیم داد.

چندین هدف میانجی وجود دارد که ما برای دستیابی به این هدف خواهیم داشت:

. مروری بر روش استخدام فعلی و شیوه های آموزشی؛
. ایجاد زیرساخت تست و تدوین KPIهای عملی؛
. زمان آزمایش و اجرا برای شناسایی تغییرات احتمالی؛
. تجزیه و تحلیل طولانی مدت که منجر به بهینه سازی رویه های جدید در طی چند ماه می شود.

ارزیابی و گزارش قول

شما یک گزارش ماهانه دریافت خواهید کرد که شامل تمام KPIهای حیاتی می شود. نقطه تماس اصلی شما رهبر تیم خواهد بود. هر سه ماهه، ما از شما دعوت می کنیم تا در ارائه ای شرکت کنید که نتایج آزمایش، تغییرات مثبت و پیشرفت کلی در راستای اهداف پروژه را توضیح می دهد.

بودجه

همانطور که قبلاً بحث شد، هزینه تقریبی این پروژه 30000 دلار است که در اقساط سه ماهه در مدت 24 ماه پرداخت می شود. این طرح پرداخت منعطف و قابل بحث برای هرگونه تغییر است.

اگر دوست دارید این پروژه را ادامه دهید یا سوالات بیشتری دارید، لطفا با ما تماس بگیرید. من اطلاعات تماس خود را در زیر آورده ام. اگر خوشحال هستید که فوراً بروید، در زیر امضا کنید.

ارادتمند شما،

ایکس

نتیجه

پروپوزال نامه یک سند رسمی است که همکاری را پیشنهاد می کند و نحوه خدمت رسانی شرکت شما به مشتری بالقوه را تشریح می کند.

یک پیشنهاد نامه خوب تضمین نمی کند که شما پروژه را دریافت کنید، درست مانند یک چوب ماهیگیری خوب تضمین نمی کند که شما یک صید خوب را دریافت کنید! اما معمولاً عاقلانه است که برای نوشتن یک اثر خوب تلاش کنیم.

در این مقاله یک پروپوزال نامه موثر و بی نقص و همچنین نکاتی را برای شما ارائه کردیم. از این الگو و پیشنهادات برای نسخه خود از یک پیشنهاد نامه عالی در کلمات خود استفاده کنید.

یک دیدگاه ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *