7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی ، طرح پیشنهادی گام های اولیه برای به دست آوردن پروژه زمین است. در اینجا نحوه نوشتن یک پیشنهاد موثر برای حفظ پروژه های خود را در مسیر خود شرح می دهیم.

شما این ایده فوق العاده را برای یک پروژه دارید. هر چه بیشتر در مورد آن تحقیق کنید، بیشتر فکر می کنید که ارزش بودجه و منابع را دارد.

این یک تغییر بالقوه بازی است، و اگر همه چیز همانطور که شما تصور می کنید پیش برود، محصول به دست آمده یک برد بزرگ برای سازمان، حتی برای کل صنعت خواهد بود. اما چگونه تصمیم گیرندگان شرکت را وادار به خرید ایده شما می کنید؟

پاسخ کوتاه: یک پیشنهاد پروژه قانع کننده بسازید.

در این راهنما، ما در مورد اینکه پروپوزال پروژه چیست، چرا به آن نیاز دارید و نحوه نوشتن پروپوزال که روسا متوجه آن خواهند شد، صحبت خواهیم کرد.

7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی
7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی – تزیسمی

فهرست مطالب

پروپوزال پروژه چیست؟- 7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

پروپوزال پروژه سندی است که همه چیزهایی که ذینفعان برای شروع یک پروژه باید بدانند را مشخص می کند. این اولین قدم ضروری برای شروع یک پروژه است. پیشنهاد پروژه معمولاً در طول فرآیند پذیرش پروژه انتخاب می شود.

یک پروپوزال پروژه به خوبی نوشته شده، مهارت‌های مدیریت پروژه را با چند مهارت ضروری دیگر: تحقیق، تجزیه و تحلیل داده‌ها، و مقداری کپی‌نویسی، آگاه می‌کند و متقاعد می‌کند.

از فرمت های پیشنهادی مرسوم پیروی می کند که شامل عناصر زیر است:

. خلاصه اجرایی خلاصه و دقیق، خلاصه اجرایی اساساً طرح آسانسور پروژه است. مشکل را به وضوح بیان می‌کند، به این موضوع می‌پردازد که پروژه پیشنهادی شما چگونه می‌خواهد مشکل را حل کند، و بحث می‌کند که یک پروژه موفق چگونه به نظر می‌رسد.
. پیشینه یا تاریخچه این بخش پروژه‌های موفق و ناموفق قبلی را ترسیم می‌کند، از جمله اینکه چگونه می‌توانست دومی را بهتر مدیریت کند، با هدف نشان دادن اینکه چگونه پروژه پیشنهادی بر اساس درس‌های گذشته موفق‌تر خواهد بود.
. الزامات. این بخش به طور خلاصه آنچه را که در طول چرخه عمر پروژه از نظر منابع، ابزارها، زمان‌بندی پروژه و غیره مورد نیاز است، خلاصه می‌کند.
. راه حل. بخش راه حل توضیح می دهد که چگونه می خواهید به پروژه نزدیک شوید و آن را به اتمام برسانید. این شامل مراحل مدیریت پروژه، تکنیک ها و مهارت های مورد نیاز برای انجام کارها به طور موثرتر و همچنین نحوه مدیریت مشکلات است.
. مجوز. این بخش به صراحت بیان می کند که تصمیم گیرندگان پروژه چه کسانی هستند و سهامدارانی که توسط مشتری مجاز به اتخاذ تصمیمات تأیید / امضا هستند.
. ضمیمه. هر گونه اطلاعاتی که در پیشنهاد واقعی گنجانده نشده است باید در ضمیمه باشد، مانند مواد و منابعی که اعضای تیم و ذینفعان می توانند برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پروژه استفاده کنند.

اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، بدانید که برخی از بهترین برنامه های نرم افزاری مدیریت پروژه، الگوهای پیشنهادی پروژه را ارائه می دهند که می توانید به صورت رایگان از کتابخانه ابزار آنها استفاده کنید.

مواردی که باید قبل از نوشتن پروپوزال برای یک پروژه در نظر بگیرید- 7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

قبل از اینکه بنشینید و شروع به نوشتن طرح کلی پروژه خود کنید، مواردی وجود دارد که باید در نظر بگیرید، از جمله:

مخاطبان شما

تصمیم گیرندگان را مشخص کنید و روابط بین آنها را مشخص کنید.

هر یک از ذینفعان اهداف و ترجیحات خود را خواهند داشت. ممکن است بسته به مخاطبان شما، چندین نسخه از پروپوزال نوشته شود.

. چقدر با پروژه یا مشکل آشنا هستند؟ آنها از قبل چه می دانند؟ چه چیزی را نمی دانند؟
. آیا باید اطلاعات زمینه ای در مورد موضوع خاصی ارائه دهید؟
. چه چیزی می خواهند بشنوند؟
. آیا راه خاصی وجود دارد که آنها را بهتر بفهمد که شما می خواهید چه چیزی را منتقل کنید؟

به عنوان مثال، اگر پیشنهاد برای رئیس بخش فناوری باشد، احتمالاً اصطلاحات و زبان فنی مورد انتظار است.

از سوی دیگر، اگر صاحب یک کسب‌وکار کوچک است که می‌خواهید او را به دست آورید، از زبان ساده و قابل درک استفاده کنید، با این پیشنهاد که تأثیر مثبت پروژه بر نتیجه شرکت را برجسته می‌کند.

دام های بالقوه

مقاله ای از کنگره جهانی موسسه مدیریت پروژه (PMI) توسط فرانسیس مک نامارا چهار دلیل اساسی برای رد پیشنهادهای پروژه ذکر می کند:

. پیشنهاد بد تعریف شده است
. پیشنهاد با اهداف سازمانی همسو نیست
. مزایای پروژه به طور واضح و معتبر تعریف نشده است
. ارائه پیشنهاد پروژه ناکارآمد

در اصل، پروژه‌های خاصی موفق به دریافت چراغ سبز نمی‌شوند، نه به این دلیل که به خودی خود پروژه‌های بدی هستند، بلکه به این دلیل که پیشنهاد شفافیت و قانع‌کننده نبود.

داده ها و تحقیقات

برای اثبات پیشنهاد خود و توجیه وجود پروژه به حقایق، ارقام، نمودارها و نمودارها نیاز دارید.

در مورد پروژه های گذشته تحقیق کنید، چه موفق و چه ناموفق، زیرا برای ایجاد یک پیشنهاد متقاعد کننده به داده ها، شواهد و مثال های زیادی نیاز دارید.

7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی
7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی – تزیسمی

نحوه نوشتن پروپوزال پروژه- 7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

به یاد داشته باشید که دلیل نوشتن یک پیشنهاد، به دست آوردن خرید اجرایی است. شما می خواهید افراد کلیدی از پروژه شما حمایت کنند. برای تبدیل یک چشم انداز به واقعیت، به تصمیم گیرندگانی در کنار خود نیاز دارید.

شما می خواهید که این پیشنهاد با آنها صحبت کند، و سپس آنها را تشویق کنید تا قدم بعدی را بردارند، که پروژه را چراغ سبز نشان می دهد.

مرحله 1: مشکل را تعریف کنید

مشکلی که پروژه شما سعی در رفع آن دارد چیست؟ چرا این یک مشکل است؟ چرا ارزش حل کردن دارد؟ کاری کنید که مخاطبانتان مشکل را آنگونه که شما می بینید ببینند.

نکاتی برای تعریف مشکل:

. قوی شروع کن. تصمیم گیرندگان معمولاً زمان زیادی را برای بررسی یک پیشنهاد اختصاص نمی دهند، بنابراین مطمئن شوید که نقطه درد به طور مختصر و به نحوی که با آنها طنین انداز شود، توضیح داده شده است.
. از حقایق استفاده کنید نه عقیده. اگرچه می خواهید مخاطبانتان شدت یک مشکل را درک کنند، اما نمی خواهید اغراق کنید. در عوض، از داده های تحقیق خود برای پشتیبان گیری از ادعاهای خود استفاده کنید.

مرحله 2: راه حل خود را ارائه دهید

پروژه شما چگونه مشکل را حل خواهد کرد؟ چرا راه حل شما نسبت به راه حل های مشابه دیگر گزینه بهتری است؟ بحث کنید که چرا راه حل های دیگر برای این وضعیت کار نمی کنند.

نکاتی برای ارائه راه حل:

. سوالات و اعتراضات را پیش بینی کنید. برای دفاع از راه حل خود از همه جهات آماده باشید. آماده باشید که توضیح دهید که چرا راه حل گران تر شما بهتر از راه حل ارزان تر است.
. تاثیر بزرگتر راه حل را ارائه دهید. عموماً ذینفعان نسبت به پروژه‌هایی که تأثیرات محدود دارند هیجان‌زده‌تر می‌شوند.
. باز هم حقایق به جای عقیده. تا جایی که می توانید نمونه های پژوهشی ارائه دهید.

مرحله 3: معیارهای قابل تحویل و موفقیت خود را مشخص کنید

این بخش تصویری از توابع و ویژگی های قابل تحویل، به علاوه نحوه اطلاع از موفقیت پروژه ارائه می دهد.

نکاتی برای تعریف محصولات تحویلی:

. تاریخ تحویل را درج کنید. تعریف کنید که پروژه شما چه چیزی را ارائه می دهد و کاربران چه انتظاراتی می توانند از آن داشته باشند، مانند یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر که 24 ساعته و 7 روز هفته از هر جایی قابل دسترسی است، اگر پروژه خدمات مشتری باشد که شما پیشنهاد می کنید. همچنین، زمانی را که قصد دارید هر محصول تحویلی را تکمیل کنید، مشخص کنید.
. راه حل شما باید SMART باشد. معیارهای موفقیت شما نشان می دهد که آیا پروژه موفق بوده است یا خیر. به یاد داشته باشید که راه حل خود را هوشمند نگه دارید (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان).

مرحله 4: برنامه یا رویکرد خود را بیان کنید

این مهم ترین بخش پیشنهاد است و چگونگی دستیابی به اهداف پروژه را مورد بحث قرار می دهد. با توضیح رویکرد و چرایی مرتبط و موثر بودن آن شروع می شود. همچنین نحوه مدیریت مشکلات را توضیح می دهد.

نکاتی برای برنامه ریزی:

. راهبردهای پروژه را معرفی کنید. آیا از روش سنتی آبشار استفاده خواهید کرد؟ چرا؟ آیا از پیمانکاران شخص ثالث، کارکنان داخلی یا مشاوران استفاده خواهید کرد؟ اهداف و مسئولیت های آنها چه خواهد بود؟ این فرصت شما برای بحث در مورد “چرا” در پس تصمیماتی است که برای تکمیل پروژه می گیرید.
. نحوه رسیدگی به مشکلات را توضیح دهید. این راهبردهای کاهش ریسک طرح مدیریت پروژه شما را توضیح می دهد.

مرحله 5: برنامه و بودجه خود را مشخص کنید

این قسمتی است که در آن هزینه های پروژه را تقسیم می کنید و نحوه رعایت ضرب الاجل ها را شرح می دهید.

نکاتی برای تعیین برنامه و بودجه:

. تا حد امکان جزئیات را ارائه دهید. بودجه خود را به دسته‌هایی تقسیم کنید، مانند لوازم، ابزار، حقوق، و غیره. تمام هزینه‌های سربار و غیرمستقیم را شامل شود. یک شکست مالی دقیق به ذینفعان نشان می دهد که شما تحقیقات خود را انجام داده اید و قصد ندارید پول آنها را هدر دهید. توجه داشته باشید که پروژه های خاصی ممکن است به صورت های مالی و منابع مالی نیاز داشته باشند.
. ملموس باشد. حدس نزن زمان شروع و پایان پروژه را ارائه دهید و اگر می توان بخش های خاصی از پروژه را به طور همزمان انجام داد.

مرحله 6: همه را به هم گره بزنید

پیشنهاد خود را با یک نتیجه گیری که به طور خلاصه مشکل، راه حل و مزایا را بیان می کند، پایان دهید. بر بخش‌های مهم تأکید کنید و با بیان ایده‌ها یا حقایقی که می‌خواهید مخاطبانتان به خاطر بسپارند، پیشنهاد خود را برجسته کنید.

پیشنهاد خود را برای سازگاری ایده ها و اینکه آیا عناصر از یکدیگر حمایت می کنند، بررسی کنید.

نکاتی برای گره زدن همه چیز به هم:

. پیشنهاد شما باید مانند یک کتاب خوانده شود. پیشنهاد شما باید حکایت از یک داستان داشته باشد. هر بخش و عنصر باید با هم کار کنند تا یک کل منسجم را تشکیل دهند.
. از معرفی هر چیزی که مناسب نیست خودداری کنید. مراقب باشید چیزی را که به نظر می رسد نامطلوب است یا به اهداف کلی پروژه کمک نمی کند، معرفی نکنید.
. اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر پیشنهادی پروژه وجود دارد. سند خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که تمام عناصر لازم مورد توجه قرار گرفته اند.

مرحله 7: پیشنهاد خود را ویرایش/ تصحیح کنید

پیشنهاد خود را در صورت لزوم بازنویسی کنید تا جالب، مفید، واضح و متقاعد کننده باشد. بازخورد بخواهید و مطمئن شوید که پیشنهاد سازماندهی شده و از نظر بصری جذاب است.

نکاتی برای ویرایش:

. لحن و زبان را بررسی کنید. پیشنهاد شما برای یک نوع مخاطب خاص در نظر گرفته شده است، بنابراین مطمئن شوید که لحن و زبان استفاده شده منعکس کننده آن است. فراموش نکنید که برای اشتباهات گرامری، نقطه گذاری یا املایی تصحیح کنید. شما می خواهید پیشنهاد شما حرفه ای به نظر برسد.

7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی
7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی – تزیسمی

آیا باید از نرم افزار مدیریت پروژه برای پروپوزال پروژه خود استفاده کنید؟- 7 مرحله برای نوشتن پروپوزال پروژه عالی

پروپوزال پروژه به خودی خود یک پروژه است و بنابراین می تواند از نرم افزار مدیریت پروژه بهره مند شود.

نرم افزار یک بخش اساسی از اصول مدیریت پروژه مدرن است که دارای مزایایی است که عبارتند از:

. همکاری راحت تر. پیشنهادهای پروژه خوب زمان بر است و اغلب نتیجه تلاش گروهی است. استفاده از گزینه نرم افزار مدیریت پروژه با کیفیت، همکاری را آسان تر می کند، به خصوص زمانی که تیم ها در نقاط مختلف جهان قرار دارند.
. اتاق کار متمرکز. برای ایجاد یک مورد تجاری متقاعد کننده، به داده ها و تحقیق نیاز دارید، اگر پیشنهاد برای یک پروژه بزرگ و پیچیده باشد، بسیاری از هر دو. داشتن تمام داده های مورد نیاز در یک مکان، مشکل یافتن فایل ها و اسناد در مکان های مختلف را از بین می برد. یک اتاق کار متمرکز پروژه تضمین می کند که همه می توانند به تمام به روز رسانی ها، یادداشت ها و پیوست ها در صورت درخواست دسترسی داشته باشند.
در اینجا یک پوشه مشترک در نرم افزار مدیریت پروژه Wrike وجود دارد. منبع تصویر: نویسنده
. ارتباط در یک مکان. به خصوص اگر مردم از نظر جغرافیایی پراکنده باشند، تسهیل جلسات فیزیکی اگر نگوییم غیرممکن بسیار دشوار خواهد بود. ویژگی های ارتباطی که شامل کنفرانس صوتی و صوتی، چت گروهی، پیام خصوصی، نظرات، جریان فعالیت و حضور هستند، عموماً در اکثر نرم افزارهای مدیریت پروژه بومی هستند. مواردی که آنها را ارائه نمی دهند، تنها با چند کلیک امکان ادغام با سایر ابزارهای ارتباطی را فراهم می کنند.
. دسترسی 24/7. اگر نیاز به ایجاد تغییراتی در پروپوزال در خانه دارید یا می‌خواهید برای آخرین بار قبل از ارسال آن به تصمیم‌گیرندگان، آن را بررسی کنید، ذخیره یک نسخه در نرم‌افزار مدیریت پروژه تضمین می‌کند که آخرین نسخه را دارید و می‌توانید تغییراتی ایجاد کنید. به آن در هر زمان و هر مکان.

پیشنهاد پروژه خود را مورد توجه قرار دهید و پروژه خود را تامین مالی کنید

اینکه آیا پروژه شما روشن می شود یا خیر، بستگی به تاثیرگذاری و قانع کننده بودن پیشنهاد شما دارد.

تصمیم گیرندگان به احتمال زیاد زمان زیادی را روی پیشنهاد شما صرف نمی کنند تا تصمیم بگیرند که آیا آن پیشنهادی است یا خیر. بنابراین بسیار مهم است که پیشنهاد شما بلافاصله توجه آنها را به خود جلب کند، آنها را در مورد پروژه هیجان زده کند، و به نوبه خود آنها را به عمل تشویق کند.

یک دیدگاه ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *