نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی ، چه در حال نوشتن یک پروپوزال تجاری، قیمت پروژه یا پیشنهاد فروش باشید، به یک پیشنهاد نامه درجه یک نیاز دارید.

این نامه زمینه را برای گیرنده فراهم می کند، لحن و سبک پیشنهاد را تعیین می کند و گیرنده را تشویق می کند تا پروپوزال کامل شما را بررسی کند. اما… نوشتن کار سختی است!

برای آسان‌تر کردن کارها، ما یک فرآیند 5 مرحله‌ای ساده داریم که به شما در نوشتن نامه کمک می‌کند.

در زیر، همچنین 3 الگوی منحصر به فرد را با یک نمونه نامه پیشنهادی برای هر کدام خواهید یافت.

نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی
نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی – تزیسمی

فهرست مطالب

پروپوزال نامه چیست؟- نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

یک پیشنهاد نامه طراحی شده است تا گیرنده را ترغیب کند تا پروپوزال شما را به طور کامل بخواند. این می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد و معمولا بیان مسئله، اهداف، راه حل پیشنهادی و مراحل بعدی را پوشش می دهد. همچنین ممکن است شامل جزئیات مربوط به بودجه یا جدول زمانی پروژه باشد.

نامه های پوششی در کنار انواع پیشنهادات ارسال می شود، از جمله:

. پیشنهادات فروش
. طرح های تجاری
. قراردادهای مشارکت تجاری
. پاسخ های RFP
. پیشنهادهای تمدید پروژه یا خدمات
. همکاری داخلی و پیشنهادات پروژه
. پیشنهادات کمک مالی
. پیشنهادات پژوهشی
. پیشنهادات حمایتی

چرا به پروپوزال نامه نیاز دارید؟- نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

در اینجا دلایل مهمی وجود دارد که چرا نباید نامه را نادیده بگیرید:

. لحن را تنظیم کنید – نامه پیشنهادی شما زمینه را برای پیشنهاد آماده می کند. این می تواند به نتایجی که مشتری بالقوه دریافت می کند اشاره کند یا می تواند الزامات RFP را که برآورده شده است پوشش دهد.

. ارائه زمینه – یک پیشنهاد نامه زمینه ای را برای دلیل ارسال پیشنهاد ارائه می دهد. این مفید است چه پیشنهاد درخواستی یا ناخواسته باشد، زیرا به خواننده دلیلی برای حضور در صندوق ورودی خود می‌دهید.

. قسمت‌های کلیدی پیشنهاد را برجسته کنید – می‌توانید از نامه برای نشان دادن هر جزئیاتی که می‌خواهید استفاده کنید، خواه گواهی، نتیجه متوسط مشتری، تبلیغات با قیمت پایین، فرصت‌های بازار یا هر چیز دیگری که خواننده شما را بیشتر هیجان زده کند.

. دریافت کننده را تشویق کنید که پروپوزال را به طور کامل بخواند – در پایان روز، یک پیشنهاد نامه عالی باید به عنوان یک دروازه باشد. این اطلاعات به اندازه کافی برای متقاعد کردن خواننده برای جلب توجه کامل به شما و بررسی کل پیشنهاد می دهد.

چرا نامه حمایتی پروپوزال شما اهمیت دارد؟- نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

نامه پوشش پروپوزال شما از مهم ترین پاراگراف هایی که تا به حال می نویسید تشکیل شده است زیرا بخشی است که همه می خوانند. به همین دلیل ضروری است که آن را میخکوب کنید، در غیر این صورت احتمال از دست دادن پروژه وجود دارد. یک نامه پوششی به مشتریان پرمشغله کمک می کند تصمیم بگیرند که آیا علاقه مند به خواندن پروپوزال کامل هستند یا خیر. بنابراین، داشتن نامه پوشش پیشنهادی برنده به همان اندازه پروپوزال واقعی مهم است.

نامه پوشش پروپوزال به شما این فرصت را می دهد که اولین تاثیر به یاد ماندنی را برای مشتریان به جا بگذارید. در حالی که پیشنهادها به اطلاعات واقعی تمایل دارند، نامه های پوششی لمس شخصی تری را ارائه می دهند. برقراری ارتباط عاطفی از ابتدا به طور قابل توجهی احتمال درگیر شدن خواننده با کل پیشنهاد شما را افزایش می دهد.

5 مرحله برای نوشتن پروپوزال نامه- نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی

از این 5 مرحله ساده برای ایجاد نامه پوشش پیشنهادی عالی استفاده کنید.

برای بهترین نتیجه، باید پیشنهاد خود را قبل از نوشتن نامه بنویسید. به این ترتیب، شما قبلاً تحقیقات خود را در مورد پروژه، مشتری یا ایده تجاری بالقوه انجام داده اید.

1. اهداف خود را بشناسید

قبل از شروع نوشتن، یک قدم به عقب بردارید و واقعاً به آنچه می‌خواهید برسید فکر کنید. آیا سعی می کنید توجه یک مشتری بالقوه را جلب کنید که می دانید فروش سختی خواهد داشت؟ آیا باید به خواننده نشان دهید که به دستورالعمل‌های سختگیرانه‌ای که در یک RFP دولتی بیان شده است، پایبند بوده‌اید؟ یا آیا شما به سادگی به شخص هشدار می دهید که پیشنهاد برای بررسی آماده است؟

دانستن اهداف خود به شما اطمینان می دهد که در مراحل 2، 3، و 4 در زیر تصمیمات درستی می گیرید.

2. فرمت و سطح رسمیت را تعیین کنید

بعد، مهم است که قالب و سبک مناسب نامه خود را انتخاب کنید.

در این دنیای دیجیتال، نامه های پیشنهادی نوشته شده یا چاپی بسیار قدیمی هستند. بهتر است از نرم‌افزار پیشنهاد استفاده کنید، که به شما امکان می‌دهد الگوهای ایمیل، الگوهای پیشنهادی را ذخیره کنید، موارد را در صورت نیاز سفارشی کنید، به‌طور خودکار به گیرندگان اطلاع دهید و یادآوری کنید که پروپوزال شما را امضا کنند، بازدیدها را دنبال کنید و موارد دیگر.

در مورد سبک، مطمئن شوید که با صدای برند خود بنویسید. رسمی بودن سبک نوشتن شما باید با صنعت شما و انتظارات گیرنده مطابقت داشته باشد.

در اکثر سناریوهای تجاری، هرچه پروپوزال شما طولانی تر، پیچیده تر و رسمی تر باشد، پروپوزال نامه شما نیز طولانی تر، پیچیده تر و رسمی تر خواهد بود.

3. با یک الگو یا مثال شروع کنید

گام بعدی یافتن یک الگو یا نمونه نامه است که به هدایت روند نوشتن شما کمک می کند. این به ویژه در صورتی مفید است که برای اولین بار یک نامه پیشنهادی ارسال می کنید و مطمئن نیستید که دقیقاً چه چیزی را شامل شود.

در زیر این مراحل، 3 الگوی نامه پیشنهادی برای موارد استفاده مختلف و یک نامه نمونه برای هر کدام پیدا خواهید کرد.

البته، شما همچنین می توانید به تصاویر گوگل سر بزنید و نوع دقیق نامه پیشنهادی را که می نویسید جستجو کنید تا نمونه های زیادی را بیابید.

4. نامه را بسازید

حالا وقت نوشتن است!

بیشتر پروپوزال نامه ها باید به همه این نکات (به ترتیب) توجه کنند:

. درود بر گیرنده
. بیانیه قدردانی یا هیجان برای به اشتراک گذاشتن پیشنهاد
. مشکل و اهداف مشتری یا پروژه
. راه حل پیشنهادی شما و جزئیات کلیدی
. چرا شرکت شما برای کمک مناسب است
. مراحل بعدی
. امضای شما

همانطور که در حال نوشتن هستید، تمام تلاش خود را بکنید تا با سبک و لحنی که انتخاب کرده اید مطابقت داشته باشد، اما همیشه می توانید هنگام ویرایش آن را به کمال تغییر دهید.

5. قبل از ارسال تصحیح کنید

نامه پیشنهاد اولین برداشت شماست. آن را به درستی دریافت کنید، و این احتمال وجود دارد که گیرنده پیشنهاد شما را بخواند. اشتباه کنید، و حتی ممکن است هرگز پیشنهاد شما را باز نکنند. به همین دلیل است که نباید عجله کنید. نامه پروپوزال خود را 2 تا 3 بار تصحیح کنید و در روزهای مختلف اگر مهلت شما اجازه می دهد.

اکنون به الگوها و نمونه نامه های پیشنهادی می پردازیم!

نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی
نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی – تزیسمی

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

اکنون که ساختاری را که باید در نامه پروپوزال دنبال کنید، می دانید، وقت آن است که به جزئیات نحوه نوشتن نامه پروپوزال بپردازید.

جمله اول قدرتمند

شروع با یک جمله آغازین قدرتمند می تواند توجه خواننده را بلافاصله جلب کند، آنها را تشویق به ادامه خواندن کند و پیشنهاد شما را در میان جمله های بی پایانی که ممکن است دریافت کرده باشند برجسته کند. استفاده از افعال تاثیرگذار و جمله بندی ساده مفید است تا اطمینان حاصل شود که جمله ابتدایی شما جذاب و مختصر است.

نشان دهید که مشکل را درک می کنید

در هر پیشنهادی، ضروری است که به مشتری خود نشان دهید که مشکلی که با آن روبرو است را درک می کنید. اهداف آنها و دلایل همکاری خود را برجسته کنید. چالش های شرکت را به شیوه ای آسان و قابل درک ارائه دهید. بخشی را برای تمرکز بر نگرانی های شرکت اختصاص دهید و بعداً در جلد نامه، می توانید راه حل های پیشنهادی را معرفی کنید.

پیشنهاد برای بحث بیشتر در مورد پیشنهاد

قبل از پایان دادن نامه خود، باید بر آمادگی خود برای غوطه ور شدن بیشتر در پروپوزال و پاسخگویی به سوالات یا نگرانی های خواننده تاکید کنید. علاوه بر این، این فرصتی برای شماست تا یک ملاقات حضوری با مشتری بالقوه پیشنهاد دهید تا شانس خود را برای فرود پروژه افزایش دهید.

از صادرکننده بابت این فرصت تشکر کنید

در نامه پوششی، شما این فرصت را دارید که از دریافت کنندگان پروپوزال تشکر کنید. تشخیص مشارکت آنها در فرآیند و ابراز قدردانی از این فرصت نه تنها نشان دهنده حسن نیت است، بلکه به همه بازبینان نشان می دهد که دستورالعمل های RFP را از نزدیک خوانده اید.

بستن متقاعد کننده

پس از تکمیل ساختار و جزئیات نامه پوشش پیشنهادی خود، با یک پایان متقاعد کننده پایان دهید که درک شما از مراحل بعدی را نشان می دهد. مشتریان می خواهند بدانند که چگونه به آنها در دستیابی به اهدافشان و گام های بعدی برای حرکت رو به جلو کمک می کنید. این به آن‌ها نشان می‌دهد که می‌توانید با جزئیات مراحل لازم برای پیشرفت، فرآیند را ساده کنید.

همانطور که قبلا ذکر شد، شما می خواهید خواننده را تشویق کنید که کل پیشنهاد را بخواند. با این حال، باید به فرصتی برای بحث بیشتر در مورد پیشنهاد نیز اشاره کنید. برخی از نمونه هایی از آنچه ممکن است به نظر برسد عبارتند از:

. ما مشتاقانه منتظر فرصت هستیم تا در مورد پیشنهاد خود بیشتر بحث کنیم.
. هنگامی که فرصتی برای بررسی پیشنهاد ما داشتید، لطفاً در تماس و پیگیری هر گونه سؤال درنگ نکنید.»
. «تیم ما یک هفته دیگر برای به‌روزرسانی پیگیری خواهد کرد و ببیند آیا راه‌های دیگری وجود دارد که بتوانیم از تیم شما حمایت کنیم. “

امضا

فراموش نکنید که یک امضا نیز درج کنید! اما چه کسی آن را امضا می کند؟ اینکه چه کسی نامه پوشش پیشنهادی را امضا می کند بر اساس عوامل مختلف متفاوت است. شخصی که با مشتری رابطه دارد، مسئول استراتژی است و احتمالاً تحقیقاتی که منجر به پروپوزال شده است، معمولاً کسی است که باید نامه پروپوزال را امضا کند.

با این حال، توصیه می‌شود که نامه پوشش پیشنهادی را با امضای فردی با بالاترین سطح مجوز، در حالت ایده‌آل، شخصی که مشتری می‌شناسد، داشته باشید.

در غیر این صورت، باید از مدیر اجرایی سازمان خود بخواهید که نامه پوشش را امضا کند و اطلاعات تماس آنها را برای حرفه ای بودن درج کند. افرادی که باید برای امضای نامه پوشش پیشنهادی در نظر گرفته شوند عبارتند از:

. مدیر اجرایی
. معاون
. مدیر حساب
. اجرایی مدیران اجرایی
. مدیر عامل (استراتژی مورد استفاده شرکت های کوچک یا زمانی که RFP بخش بزرگی از درآمد سالانه پاسخگو را نشان می دهد)
. کسی با عنوان ارشد

الگوی نامه پیشنهادی شماره 1 (پیش فروش)

در حالی که انواع مختلفی از پیشنهادات وجود دارد، پیشنهادات فروش احتمالا رایج ترین نوع هستند. مدیران حساب یا مدیران اجرایی برای ارائه خدمات، نرم‌افزار و سایر راه‌حل‌ها، پیشنهادهایی را برای مشتریان و مشتریان احتمالی ارسال می‌کنند. از این الگو برای کمک به شما در ایجاد نامه عالی برای همراهی با پروپوزال خود استفاده کنید.

الگوی شماره 1

[نام و نام خانوادگی شما]

[نام شرکت یا سازمان]

[تاریخ]

[نام گیرنده]

[شرکت گیرنده]

[سلام یا عزیز (نام گیرنده)،]

[از جمله اول برای به اشتراک گذاشتن قدردانی و یا هیجان خود برای فرصت ارائه پیشنهاد استفاده کنید.]

[مشکل اصلی و اهداف مشتری بالقوه را در یک تا سه جمله تعریف کنید.]

[راه حل پیشنهادی خود و دلیل انتخاب این رویکرد را در یک تا سه جمله شرح دهید.]

[از یک جمله برای روشن کردن قیمت راه‌حل پیشنهادی استفاده کنید، یا اگر ترجیح می‌دهید قیمت را کاملاً دور نگه دارید، به‌جای آن موارد تحویل یا جدول زمانی خاص را فهرست کنید.]

[در یک تا دو جمله توضیح دهید که چرا شرکت شما برای اجرای راه حل مناسب است یا چگونه پروژه های مشابه را تکمیل کرده اید.]

[به مشتری بالقوه بگویید اقدامات بعدی را که باید انجام دهد، مانند خواندن و امضای پروپوزال.]

[عضویت و امضای شما]

نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی
نحوه نوشتن پروپوزال نامه برای هر موردی – تزیسمی

الگوی نامه پیشنهادی شماره 2 (نقل قول پروژه)

هنگام ارسال یک پیشنهاد یا پیشنهاد برای یک پروژه بزرگ، احتمالاً باید رویکرد رسمی تری را در نامه پروپوزال خود اتخاذ کنید. اگر به RFP برای یک سازمان دولتی یا سازمان دیگر پاسخ می دهید، این الگو و مثال عالی است.

الگوی شماره 2

[نام و نام خانوادگی شما]

[نام شرکت یا سازمان]

[تاریخ]

[نام گیرنده]

[شرکت گیرنده]

[سلام یا عزیز (نام و نام خانوادگی گیرنده،)]

[در بند اول، توضیح دهید که چرا و به چه کسی پیشنهاد ارائه می کنید. معمولاً نهادی را که RFP ارسال کرده و عنوان، موضوع یا شماره RFP را ذکر می‌کنید.]

[محتوای اصلی و الزامات RFP را در سه تا پنج جمله شرح دهید.]

[حوزه خدمات ذکر شده در پیشنهاد خود را در سه تا پنج جمله شرح دهید.]

[قیمت پروژه و جدول زمانی پیشنهادی را در یک تا دو جمله ارائه دهید.]

[توضیح دهید که گیرنده برای سؤالات یا درخواست‌های بازنگری پیشنهاد با چه کسی باید تماس بگیرد.]

[عضویت و امضای شما]

الگوی نامه پیشنهادی شماره 3 (مشارکت تجاری)

هنگامی که نامه ای برای ارائه یک پیشنهاد برای یک شراکت تجاری می نویسید، سطح رسمیت بستگی زیادی به شخص یا نهادی که به آن پیشنهاد می دهید و میزان شناخت شما از آنها بستگی دارد. چه رسمی و چه غیر رسمی، الگوی زیر به شما کمک می کند تا پایگاه های خود را پوشش دهید.

به خاطر داشته باشید که این الگو را می توان به راحتی تغییر داد تا متناسب با طرح های پیشنهادی پروژه داخلی و طرح های تجاری باشد.

قالب شماره 3

[نام و نام خانوادگی کامل شما]

[نام شرکت یا سازمان]

[تاریخ]

[نام گیرنده]

[شرکت گیرنده]

[سلام یا عزیز (نام و نام خانوادگی گیرنده،)]

[پیشنهاد نامه خود را با توضیح یک جمله ای شروع کنید که چرا در مورد پتانسیل کار با شخص دیگر هیجان زده هستید یا چرا فکر می کنید که آنها به این فرصت علاقه مند هستند.]

[فرصت بازار، مخاطبان هدف و تجزیه و تحلیل شکاف رقابتی را در دو تا چهار جمله توصیف کنید.]

[در دو تا چهار جمله توضیح دهید که شرکت شما چگونه برای برنده شدن رقابت خواهد کرد.]

[نوع مشارکتی که پیشنهاد می کنید را در یک جمله توضیح دهید (تضامنی تضامنی، تضامنی و غیره)]

[مراحل بعدی که می‌خواهید گیرنده انجام دهد را روشن کنید، مانند خواندن و امضای پیشنهاد یا برنامه‌ریزی تماس با شما برای بررسی هر گونه سؤال.]

[عضویت و امضای شما]

با صدای برند منحصر به فرد خود و رسمیت مناسب بنویسید. گیرنده را تشویق کنید که پروپوزال را بخواند و گام های بعدی را که می خواهید بردارد را روشن کنید. این موارد را درست انجام دهید و در کوتاه ترین زمان آن پیشنهاد را می بندید.

یک دیدگاه ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *