نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال ، نامه های پوششی پروپوزال مرورهای کوتاهی هستند که محتوای عمیق تر یک پروپوزال را معرفی می کنند. نامه های جلد معمولاً صفحه اول یک پروپوزال هستند و اولین تأثیری را که شما از خود خواهید گذاشت و اولین فرصت شما برای متقاعد کردن خواننده برای همکاری با شما است. این نامه‌ها مستقیماً با مشتری ارتباط برقرار می‌کنند و زمینه را برای جزئیات پیشنهادی زیر فراهم می‌کنند.

اگر نامه پوشش پیشنهادی شما به اندازه کافی قانع کننده نباشد، خواننده ممکن است کل پروپوزال شما را نخواند و یک رقیب انتخاب کند. به همین دلیل است که درک بایدها و نبایدهای نوشتن نامه پروپوزال بسیار مهم است.

در این وبلاگ به شما یاد می دهیم که چگونه یک نامه پوشش پروپوزال را ساختاردهی کنید و بنویسید، چه چیزی یک پروپوزال خوب و بد را ایجاد می کند، و حتی یک قالب قابل دانلود رایگان برای استفاده شرکت شما ارائه می دهیم.

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال
نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال – تزیسمی

فهرست مطالب

Cover Letter پروپوزال چیست؟- نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

نامه پوشش پیشنهادی نامه ای است که همراه با پاسخ RFP یا ارسال پیشنهاد است. هدف اصلی آن معرفی پروپوزال، توضیح ارتباط آن برای گیرنده و متقاعد کردن خواننده در مورد ارزش و اعتبار چیزی است که ارائه می شود. این لحن را برای کل پیشنهاد تعیین می کند، بنابراین مطمئن شوید که به خوبی ساخته شده است.

نامه همراه باید متقاعد کننده باشد و مشتری بالقوه شما را منفجر کند زیرا اولین برداشت را ایجاد می کند. از آنجایی که اغلب اولین چیزی است که گیرنده می بیند، نقشی کلیدی در تصمیم گیرنده حتی در نظر گرفتن خواندن پروپوزال کامل دارد.

نامه پوششی اغلب فرصت اولیه پیشنهاد شما برای همسویی با اهداف خواننده است. در حالی که در بالای پروپوزال قرار می گیرد، نباید با یک خلاصه اجرایی که نکات برجسته پروپوزال شما را مشخص می کند، اشتباه گرفته شود.

 

می توانید این مقاله را هم مطالعه کنید: نحوه نوشتن یک پروپوزال در 10 مرحله آسان

چرا نامه حمایتی پروپوزال شما اهمیت دارد؟- نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

نامه پوشش پروپوزال شما از مهم ترین پاراگراف هایی که تا به حال می نویسید تشکیل شده است زیرا بخشی است که همه می خوانند. به همین دلیل ضروری است که آن را میخکوب کنید، در غیر این صورت احتمال از دست دادن پروژه وجود دارد. یک نامه پوششی به مشتریان پرمشغله کمک می کند تصمیم بگیرند که آیا علاقه مند به خواندن پروپوزال کامل هستند یا خیر. بنابراین، داشتن نامه پوشش پیشنهادی برنده به همان اندازه پروپوزال واقعی مهم است.

نامه پوشش پروپوزال به شما این فرصت را می دهد که اولین تاثیر به یاد ماندنی را برای مشتریان به جا بگذارید. در حالی که پیشنهادها به اطلاعات واقعی تمایل دارند، نامه های پوششی لمس شخصی تری را ارائه می دهند. برقراری ارتباط عاطفی از ابتدا به طور قابل توجهی احتمال درگیر شدن خواننده با کل پیشنهاد شما را افزایش می دهد.

چه چیزی باید در جلد نامه پیشنهادی وجود داشته باشد؟- نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

اگرچه ممکن است مشخصات پروپوزال شما بر اساس ماهیت پیشنهاد شما و بخش شما متفاوت باشد، نامه پوشش پیشنهادی باید به طور مداوم به ساختار زیر پایبند باشد:

اطلاعات تماس

ضروری است که اطلاعات تماس خود، از جمله نام، ایمیل، و شماره تلفن، و همچنین اطلاعات سازمان شما مانند نام، ایمیل، شماره تلفن، وب سایت و حتی دسته های رسانه های اجتماعی آن را درج کنید. برای امتیازهای جایزه، پیوند پروفایل لینکدین خود را نیز در عنوان وارد کنید تا خواننده بتواند درک عمیق تری از شخصیت شما پیدا کند.

پیدا کردن این جزئیات را با قرار دادن آنها در بالا یا پایین جلد نامه آسان کنید، اطمینان حاصل کنید که با فونت پررنگ و خوانا هستند تا مشتریان بالقوه برای یافتن آنها مشکلی نداشته باشند. استفاده از سربرگ شرکت برای نامه نه تنها گنجاندن این اطلاعات را تضمین می کند، بلکه یک لمس حرفه ای نیز به شما می دهد.

احوالپرسی

این فرصتی است برای معرفی شرکت و کارهایی که انجام می دهید. این اولین فرصت شما برای ایجاد تأثیر مثبت و ایجاد ارتباط با خواننده است.

با یک بیانیه مختصر در مورد شرکت خود شروع کنید. این می تواند بیانیه ماموریت شما، یک تاریخچه مختصر یا مروری بر آنچه سازمان شما را منحصر به فرد می کند باشد. این شانس شما برای برجسته کردن مناطقی است که شرکت شما در آن برتری دارد، که به شما کمک می کند اعتبار ایجاد کنید.

علاوه بر این، زمینه های اصلی تخصصی خود یا خدمات/محصولات اصلی را که ارائه می دهید برجسته کنید. این به خواننده درک روشنی از نقش شما و کاری که انجام می دهید می دهد.

خلاصه

اغلب، تصمیم گیرندگان در پیشنهادات غرق می شوند و ممکن است در ابتدا زمان یا حوصله بررسی تمام جزئیات را نداشته باشند. یک خلاصه مختصر تضمین می کند که آنها می توانند به سرعت اهداف و ارزش اولیه پیشنهاد شما را درک کنند.

شما باید جزئیاتی را در مورد ارزش پیشنهادی خود در سطح بالایی ارائه دهید و نحوه برآورده شدن آنها با نیازهای مشتری را به هم مرتبط کنید. با خلاصه کردن اینکه چگونه پیشنهاد شما به چالش‌ها یا نیازهای خاص مشتری می‌پردازد، می‌توانید فوراً با آنها ارتباط برقرار کنید و تأکید کنید که راه‌حل شما متناسب با موقعیت آنها است.

پیشنهاد

در ادامه پیشنهاد، اینجاست که باید بیشتر توضیح دهید که چگونه می توانید یک راه حل شخصی ارائه دهید. ارزش منحصر به فردی که راه حل شما برای حل مشکل مشتری به ارمغان می آورد را برای مشتری روشن کنید.

پس از جلب علاقه مشتری بالقوه خود، اکنون باید بر حفظ آن تمرکز کنید. با برجسته کردن مزایای واضحی که مستقیماً به چالش‌های آن‌ها پاسخ می‌دهد، به این مهم دست یابید و درک آن را آسان می‌کند.

در حالی که به این موضوع اشاره می‌کنید که کار شما چگونه به نفع مشتری خواهد بود، باید توضیح دهید که آنها از انتخاب کار با شما چه برنده خواهند شد.

در اینجا چند نکته وجود دارد که چگونه می توانید این کار را انجام دهید:

. سه تا پنج ویژگی اصلی راه حل خود را انتخاب کنید
. مزایای آنها را برای مشتری خود در یک بیانیه مختصر توضیح دهید
. رک باشید – این چیزی است که ما ارائه می دهیم. اینجوری مشکل شما حل میشه

منابع

در شرایطی که چندین شرکت پیشنهادات خود را ارائه می دهند، داشتن مراجع قوی و مرتبط می تواند شما را از رقبا متمایز کند. این یک لایه اضافی از اطمینان به مشتریان احتمالی در مورد تجربه و شایستگی شما ارائه می دهد. اساساً، مراجع مرتبط به مشتری کمک می کند تا بفهمد چرا باید شما را بر دیگران انتخاب کند.

مراجع همچنین به مشتری یا شریک احتمالی نشان می دهد که دیگران به شما اعتماد کرده اند و شما نتایجی را ارائه کرده اید. با نشان دادن مراجع از مشتریان یا شرکای راضی، نشان می‌دهید که در گذشته مورد اعتماد بوده‌اید، که می‌تواند هر گونه ناامنی یا نگرانی‌هایی را که ممکن است مشتری بالقوه داشته باشد برطرف کند.

تصاویری

برای ارائه نامه های پروپوزال، تصاویر ضروری نیست. با این حال، آنها می توانند تأثیر آن را با تأکید بر اطلاعات مهم افزایش دهند. اگر یک طراح در تیم خود دارید، می توانید از گرافیک هایی استفاده کنید که نکات کلیدی نامه را برجسته می کند.

چند نمونه از آنچه ممکن است به نظر برسد:

. برجسته کردن یک نقل قول رضایت مشتری با فونت متفاوت برای برجسته کردن آن
. استفاده از کادرهای فراخوانی برای جلب توجه به گزاره‌های ارزش کلیدی شما (مخصوصاً برای تیم‌های شلوغی که صفحه را مرور می‌کنند مفید است)
. با استفاده از سربرگ شرکت
. از جمله امضای یک فرد ارشد در شرکت شما

نتیجه

مانند مقدمه، بسیاری از نامه‌های پوششی بیشتر بر محتوای بدنه تمرکز دارند تا پاراگراف پایانی. با این حال، پایان دادن به یک یادداشت قدرتمند به اندازه ایجاد یک شروع قانع کننده بسیار مهم است. توصیه می شود نامه پوشش خود را با برجسته کردن یک مزیت قابل توجه و ارزشی که پروژه شما به شرکت ارائه می دهد، به پایان برسانید.

علاوه بر این، هنگام تکمیل نامه پوشش پیشنهادی خود، همیشه آنها را تشویق کنید تا با خواندن پروپوزال کامل ادامه دهند.

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال
نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال – تزیسمی

این مقاله را هم مطالعه کنید: دستورالعمل های جامع برای نگارش پروپوزال پایان نامه دکتری

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال- نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

اکنون که ساختاری را که باید در نامه پروپوزال دنبال کنید، می دانید، وقت آن است که به جزئیات نحوه نوشتن نامه پروپوزال بپردازید.

جمله اول قدرتمند

شروع با یک جمله آغازین قدرتمند می تواند توجه خواننده را بلافاصله جلب کند، آنها را تشویق به ادامه خواندن کند و پیشنهاد شما را در میان جمله های بی پایانی که ممکن است دریافت کرده باشند برجسته کند. استفاده از افعال تاثیرگذار و جمله بندی ساده مفید است تا اطمینان حاصل شود که جمله ابتدایی شما جذاب و مختصر است.

نشان دهید که مشکل را درک می کنید

در هر پیشنهادی، ضروری است که به مشتری خود نشان دهید که مشکلی که با آن روبرو است را درک می کنید. اهداف آنها و دلایل همکاری خود را برجسته کنید. چالش های شرکت را به شیوه ای آسان و قابل درک ارائه دهید. بخشی را برای تمرکز بر نگرانی های شرکت اختصاص دهید و بعداً در جلد نامه، می توانید راه حل های پیشنهادی را معرفی کنید.

پیشنهاد برای بحث بیشتر در مورد پیشنهاد

قبل از پایان دادن نامه خود، باید بر آمادگی خود برای غوطه ور شدن بیشتر در پروپوزال و پاسخگویی به سوالات یا نگرانی های خواننده تاکید کنید. علاوه بر این، این فرصتی برای شماست تا یک ملاقات حضوری با مشتری بالقوه پیشنهاد دهید تا شانس خود را برای فرود پروژه افزایش دهید.

از صادرکننده بابت این فرصت تشکر کنید

در نامه پوششی، شما این فرصت را دارید که از دریافت کنندگان پروپوزال تشکر کنید. تشخیص مشارکت آنها در فرآیند و ابراز قدردانی از این فرصت نه تنها نشان دهنده حسن نیت است، بلکه به همه بازبینان نشان می دهد که دستورالعمل های RFP را از نزدیک خوانده اید.

بستن متقاعد کننده

پس از تکمیل ساختار و جزئیات نامه پوشش پیشنهادی خود، با یک پایان متقاعد کننده پایان دهید که درک شما از مراحل بعدی را نشان می دهد. مشتریان می خواهند بدانند که چگونه به آنها در دستیابی به اهدافشان و گام های بعدی برای حرکت رو به جلو کمک می کنید. این به آن‌ها نشان می‌دهد که می‌توانید با جزئیات مراحل لازم برای پیشرفت، فرآیند را ساده کنید.

همانطور که قبلا ذکر شد، شما می خواهید خواننده را تشویق کنید که کل پیشنهاد را بخواند. با این حال، باید به فرصتی برای بحث بیشتر در مورد پیشنهاد نیز اشاره کنید. برخی از نمونه هایی از آنچه ممکن است به نظر برسد عبارتند از:

. ما مشتاقانه منتظر فرصت هستیم تا در مورد پیشنهاد خود بیشتر بحث کنیم.
. هنگامی که فرصتی برای بررسی پیشنهاد ما داشتید، لطفاً در تماس و پیگیری هر گونه سؤال درنگ نکنید.»
. «تیم ما یک هفته دیگر برای به‌روزرسانی پیگیری خواهد کرد و ببیند آیا راه‌های دیگری وجود دارد که بتوانیم از تیم شما حمایت کنیم. “

امضا

فراموش نکنید که یک امضا نیز درج کنید! اما چه کسی آن را امضا می کند؟ اینکه چه کسی نامه پوشش پیشنهادی را امضا می کند بر اساس عوامل مختلف متفاوت است. شخصی که با مشتری رابطه دارد، مسئول استراتژی است و احتمالاً تحقیقاتی که منجر به پروپوزال شده است، معمولاً کسی است که باید نامه پروپوزال را امضا کند.

با این حال، توصیه می‌شود که نامه پوشش پیشنهادی را با امضای فردی با بالاترین سطح مجوز، در حالت ایده‌آل، شخصی که مشتری می‌شناسد، داشته باشید.

در غیر این صورت، باید از مدیر اجرایی سازمان خود بخواهید که نامه پوشش را امضا کند و اطلاعات تماس آنها را برای حرفه ای بودن درج کند. افرادی که باید برای امضای نامه پوشش پیشنهادی در نظر گرفته شوند عبارتند از:

. مدیر اجرایی
. معاون
. مدیر حساب
. اجرایی مدیران اجرایی
. مدیر عامل (استراتژی مورد استفاده شرکت های کوچک یا زمانی که RFP بخش بزرگی از درآمد سالانه پاسخگو را نشان می دهد)
. کسی با عنوان ارشد

چه چیزی باعث می‌شود که یک Cover Letter خوب باشد؟- نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال

بنابراین، اکنون می دانیم که چگونه یک نامه پوشش پیشنهادی را ساختار دهیم و چگونه آن را بنویسیم، اما چگونه می توانیم آن را متمایز کنیم؟ در اینجا نکاتی وجود دارد که باید برای ایجاد یک نامه پیشنهادی خوب دنبال کنید.

توجه خواننده را زود جلب کنید

در چارچوب یک پروپوزال، پاراگراف اول بهترین فرصتی است که برای جلب توجه خواننده خود دارید. این بدان معنی است که مقدمه یکی از ضروری ترین بخش های نامه پوشش پروپوزال شما است. بسیار مهم است که فورا توجه خواننده را به خود جلب کنید، بنابراین به روشی جذاب برای معرفی خود و شرکتتان فکر کنید. شما می توانید این کار را با یافتن راهی برای ارتباط با آنها یا نشان دادن اینکه نیازهای آنها را درک می کنید انجام دهید.

آینه کلمات و عبارات مشتریان

هنگام نوشتن نامه پیشنهادی، ضروری است که زبان خود را با اصطلاحات مشتری هماهنگ کنید تا نشان دهید که نیازهای آنها را درک می کنید. عدم انجام این کار ممکن است نه تنها نشان دهنده عدم همسویی و توافق باشد.

چشم انداز را در اولویت قرار دهید

یک اشتباه رایج این است که یک نامه پیشنهادی درباره خودتان تهیه کنید. مشتریان بر دستاوردهای شما یا سفر حرفه ای شما متمرکز نیستند. آنها می خواهند بفهمند که چگونه به آنها در رسیدن به اهدافشان کمک می کنید. بنابراین، نامه پوششی باید بر نحوه برنامه ریزی شما برای کمک به مشتری در رسیدن به اهداف خود تمرکز کند.

اگر می‌خواهید دستاوردهای خاص شرکت را ذکر کنید، مطمئن شوید که آنها با اهداف مشتری شما مرتبط هستند و ارزش ارائه می‌دهند.

مستقیم به اصل مطلب بروید

آن را ساده نگه دارید. شفاف باشید و از هرگونه عدم اطمینان خودداری کنید. نامشخص بودن می تواند به سرعت اعتماد را از بین ببرد. بنابراین، قبل از نوشتن، تمام اطلاعات خود را جمع آوری کنید، تا مطمئن نباشید. مطمئن شوید آنچه می نویسید دقیق است. شما متخصص هستید با اطمینان خاطر بنویسید و از هدر دادن وقت مشتری (یا خود) با قرار دادن اطلاعات غیر ضروری در نامه پیشنهادی خود جلوگیری کنید. هدف این است که مشتریان نتیجه را بخوانند و امضا کنند.

از رقابت متمایز شوید

نامه پوشش پیشنهادی نشان می دهد که شما نگرانی های مشتری را درک می کنید. این به شما کمک می کند تا از دیگران متفاوت باشید و مشتریان را تشویق می کند تا کل پیشنهاد شما را بخوانند. پس از خواندن جلد نامه، آنها می توانند سپس به قسمت های دقیق تر نگاه کنند.

علاوه بر این، نامه پوشش پروپوزال اولین فرصت شما برای برجسته کردن ارزش پیشنهادی شما و چیزی است که پیشنهاد شما را در مقایسه با دیگران منحصر به فرد می کند. برای پوشش نامه، باید بر این تمرکز کنید که چگونه می توانید خود را از رقبا متمایز کنید. شما نمی خواهید مانند رقابت “صدا” کنید.

نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال
نحوه نوشتن نامه پوشش پروپوزال – تزیسمی

RFP Cover Letter اشتباهاتی که باید از آنها اجتناب کرد

اکنون که دیدیم چه چیزی باعث می‌شود یک نامه پوششی خوب باشد، بیایید نگاهی به این بیندازیم که چه چیزی باعث بد شدن یک جلد نامه می‌شود. در اینجا اشتباهات جلد پیشنهادی وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید.

تکرار خلاصه اجرایی

از تکرار مطالب از خلاصه اجرایی در نامه پوشش پیشنهادی خود اجتناب کنید. هر سند – خلاصه اجرایی، پیشنهاد و نامه پوششی – باید جداگانه باشد. اطلاعات تکراری می تواند به تأثیر پیام شما آسیب برساند و احتمالاً خواننده را خسته یا دلسرد کند.

عدم استفاده از نرم افزار مناسب

هنگام ایجاد پاسخ های RFP، باید دارایی های دیجیتال را مدیریت کنید و در عین حال همه چیز را دقیق و به روز نگه دارید. با نرم افزار مناسب، مانند یک سیستم DAM، می توانید تمام تصاویر، ویدئوها و سایر رسانه های پروژه خود را در یک مکان ذخیره و مدیریت کنید. این کار پیدا کردن و گنجاندن مرتبط‌ترین و تاثیرگذارترین تصاویر را در RFP آسان می‌کند تا جذاب‌تر شود.

با DAM، می‌توانید به سرعت به جستجو، دسترسی و دارایی‌های نرم‌افزار مستقیماً در اسناد RFP خود بپردازید. این بدان معنی است که با ادغام DAM مناسب برای صنعت خود، می توانید اسناد را در چند ثانیه با قالب های از پیش طراحی شده ایجاد کنید.

علاوه بر این، DAM کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که تمام تصاویر و رسانه های استفاده شده مطابق با دستورالعمل های برند شما هستند و توسط افراد مناسب قابل دسترسی هستند.

نخواندن RFP چند بار

نادیده گرفتن جزئیات اولین چالش در فرآیند پاسخ RFP است. داده های ارائه شده توسط مشتری در RFP برای راهنمایی و اطلاع رسانی پیشنهاد شما است. از این رو، بسیار مهم است که RFP را چندین بار به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه عناصر ضروری دیده می شوند و هیچ اطلاعات مهمی از دست نمی رود.

علاوه بر این، اگر دستورالعمل‌های RFP مشتری را دنبال نکنید، به احتمال زیاد پاسخ شما را نادیده می‌گیرند و تمام تلاش شما برای کسانی که RFP را به طور کامل مطالعه کرده‌اند از دست خواهد رفت.

عدم درک نیازهای مشتری

این ممکن است یک اشتباه کلی به نظر برسد، اما یک اشتباه بزرگ است. اگر نمی‌دانید مشتری چه می‌خواهد، کل پاسخ شما اهمیتی نخواهد داشت. به همین دلیل، باید RFP را به دقت بخوانید تا بدانید مشتری به دنبال چه چیزی است. پیشنهادی را ارسال نکنید که دارای جزئیات نیست یا مطابق با نیاز آنها نیست.

ساخت طول بیش از حد طولانی

نامه شما باید همیشه یک صفحه باشد مگر اینکه با یک پیشنهاد طولانی بیش از 100 صفحه سروکار داشته باشید. اگر در نهایت با نامه‌ای طولانی‌تر مواجه شدید، ممکن است به این دلیل باشد که جزئیات بیش از حد را درج کرده‌اید. به جای توصیف تمام جزئیات پروپوزال خود (به استثنای خلاصه اجرایی)، روی سه جنبه اصلی تمرکز کنید که توجه خواننده را به خود جلب می کند. این باعث می شود که خواننده بخواهد بیشتر بداند و آنها را به خواندن کل پیشنهاد تشویق کند.

چگونه هر بار نامه های پیشنهادی با کیفیت ایجاد کنیم؟

ایجاد نامه های پیشنهادی با کیفیت هر بار کار آسانی نیست. با این حال، به عنوان سد شماره 1 برای AEC و املاک و مستغلات، thesisme می تواند به شما کمک کند دارایی های دیجیتالی را که برای ایجاد سریع و آسان پیشنهادات با کیفیت بالا نیاز دارید، پیدا کنید، به اشتراک بگذارید و استفاده کنید.

با ده ها ادغام و ویژگی های مفید، thesisme اشتراک گذاری و مدیریت مقادیر سنگین دارایی های دیجیتالی مورد نیاز برای ایجاد پیشنهادهای برنده را آسان می کند.

امروز الگوی نامه پوشش پیشنهادی قابل دانلود رایگان خود را دریافت کنید. و اگر می‌خواهید درباره فناوری DAM ما اطلاعات بیشتری کسب کنید، می‌توانید امروز با یکی از کارشناسان دارایی دیجیتال ما تماس بگیرید تا یک نسخه نمایشی را برنامه‌ریزی کنید.

یک دیدگاه ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *