ویکور فازی

نحوه نوشتن بیانیه مسئله

نحوه نوشتن بیانیه مسئله ، هنگامی که کارکنان مهارت های ابتکاری و حل مسئله خود را نشان می دهند، توانایی مقابله با چالش های پیچیده یا پیش بینی نشده در محل کار را نشان می دهند. شرکت ها به افراد و تیم هایی تکیه می کنند که می توانند مشکلات را به طور موثر ارزیابی کنند و راه حل های قابل قبولی را پیشنهاد دهند.

در این مقاله، دستورالعمل‌هایی را برای کمک به شما در ایجاد یک بیانیه مشکل ارائه می‌دهیم و یک مثال جامع را ارائه می‌کنیم که می‌توانید برای مرجع استفاده کنید.

نحوه نوشتن بیانیه مسئله
نحوه نوشتن بیانیه مسئله – تزیسمی

فهرست مطالب

بیان مسئله چیست؟- نحوه نوشتن بیانیه مسئله

بیان مشکل بیانیه ای از یک مسئله یا مشکل جاری است که نیاز به اقدام به موقع برای بهبود وضعیت دارد. این بیانیه به طور مختصر مانعی را که مشکل فعلی بین یک فرآیند عملکردی و/یا محصول و وضعیت فعلی (مشکل‌آمیز) قرار می‌دهد، توضیح می‌دهد.

این بیانیه کاملاً عینی است و فقط بر واقعیت های مسئله تمرکز می کند و هر گونه نظر ذهنی را کنار می گذارد. برای آسان‌تر کردن این کار، توصیه می‌شود که بپرسید چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا ساختاری را برای بیان مشکل خود ایجاد کنید.

این کار ایجاد و خواندن آن را آسان‌تر می‌کند و مسئله را قابل درک‌تر و در نتیجه قابل حل‌تر می‌کند. بیان مسئله، علاوه بر تعریف یک موضوع مبرم، راه‌حلی برای پیشنهاد راه‌حل به موقع و مؤثر است.

ویژگی های بیان مسئله چیست؟- نحوه نوشتن بیانیه مسئله

سه ویژگی یا عنصر اصلی بیان مسئله وجود دارد. آن ها هستند:

1. مشکل: جزئیات مشکلی که ارائه می کنید و چرا مشکلی است که باید حل شود.
2. راه حل پیشنهادی: جزئیات راه حل پیشنهادی شما.
3. چرا راه حل مشکل را برطرف می کند و چگونه اجرا می شود: جزئیات اینکه چرا راه حل شما مشکل را برطرف می کند و چگونه راه حل را اجرا می کنید.

چرا بیانیه مشکل مهم است؟- نحوه نوشتن بیانیه مسئله

بیانیه مشکل یک ابزار ارتباطی است. این بیانیه برای کسب و کارها، افراد و سایر نهادها برای توسعه پروژه‌هایی با تمرکز بر بهبود اهمیت دارد؛ چه مشکل مربوط به کار جاده‌ای باشد که به شدت مورد نیاز است یا تدارکات برای یک پروژه ساخت و ساز. یک بیانیه واضح و مختصر مشکل معمولاً توسط تیم پروژه برای کمک به تعریف و درک مشکل و ایجاد راه‌حل‌های ممکن استفاده می‌شود. این اظهارات همچنین اطلاعات مهمی را ارائه می‌دهند که در تصمیم‌گیری در رابطه با این پروژه‌ها یا فرآیندها بسیار مهم است.

بیانیه مشکل دارای اهداف متعددی است

بیانیه مشکل اهداف دیگری نیز دارد. یکی این است که مشکل را به صورت مختصر اما مفصل شناسایی کرده و توضیح دهید تا به خواننده دید جامعی از آنچه در حال وقوع است ارائه کنید. این امر شامل شناسایی اینکه مشکل بر چه کسانی تأثیر می‌گذارد، چه تأثیراتی دارد، مشکل کجا رخ می‌دهد و چرا و چه زمانی باید برطرف شود، می‌باشد. هدف دیگر بیانیه مشکل این است که مشخص کند نتایج مورد انتظار چیست. تعیین وضعیت مطلوب به ارائه یک ایده کلی در مورد پروژه کمک می‌کند. راه‌حل پیشنهادی و دامنه و اهداف راه‌حل از طریق این بیانیه روشن می‌شود.

بیانیه مشکل به هدایت پروژه‌ها کمک می‌کند

بیانیه مشکل راهنمایی برای پیمایش پروژه پس از شروع آن ارائه می‌دهد. در طول مدت پروژه به طور مداوم به آن اشاره می‌شود تا به تیم کمک کند متمرکز و در مسیر درست باقی بماند. در نزدیکی اتمام پروژه، مجدداً به این بیانیه اشاره می‌کنند تا تأیید شود که راه‌حل همانطور که گفته شد اجرا شده است و واقعاً مشکل اولیه را حل می‌کند. این می‌تواند به اطمینان از اینکه اقدامات مناسب برای جلوگیری از تکرار مجدد همان مشکل در آینده انجام می‌گردد، کمک کند.

زمان استفاده از بیانیه مشکل- نحوه نوشتن بیانیه مسئله

بیان مسئله برای تعریف و درک یک مشکل و ایجاد راه حل های ممکن اهمیت دارد. این اظهارات همچنین اطلاعات مهمی را ارائه می دهد که در تصمیم گیری در رابطه با این پروژه ها یا فرآیندها بسیار مهم است.

در اینجا زمانی است که باید از بیانیه مشکل استفاده کنید:

برای شفاف سازی نتایج مورد انتظار

بیان مسئله نه تنها مشکل و راه حل پیشنهادی را مشخص می کند، بلکه نتیجه مورد انتظار را نیز روشن می کند. تعیین اینکه راه حل مورد نظر چگونه به نظر می رسد به ارائه یک ایده کلی در مورد پروژه کمک می کند. راه حل پیشنهادی و دامنه و اهداف راه حل از طریق این بیانیه روشن می شود.

به عنوان راهنمای پروژه

بیان مشکل راهنمایی برای پیمایش پروژه پس از شروع آن ارائه می دهد. در طول مدت پروژه به طور مداوم به آن اشاره می شود تا به تیم کمک کند متمرکز و در مسیر باقی بماند.

در نزدیکی اتمام پروژه، مجدداً به این بیانیه اشاره می شود تا تأیید شود که راه حل همانطور که گفته شد اجرا شده است و واقعاً مشکل اولیه را حل می کند. این می تواند به اطمینان از اینکه اقدامات مناسب برای جلوگیری از تکرار مجدد همان مشکل در آینده انجام می شود کمک کند.

نحوه نوشتن بیانیه مشکل

بیانیه مشکل ابزاری است که برای جلب حمایت و تایید پروژه از سوی مدیریت و ذینفعان استفاده می شود. به این ترتیب، باید دقیق و واضح نوشته شود. چند عنصر کلیدی وجود دارد که باید در هنگام ایجاد بیانیه مشکل در نظر داشت که می تواند تأثیر مثبتی بر نتیجه پروژه داشته باشد.

1. توضیح دهید که چگونه کارها باید کار کنند

برای شروع، باید زمینه ای را ارائه دهید که درک مشکل را آسان تر می کند. با توضیح نحوه عملکرد این فرآیند خاص شروع کنید. قبل از ذکر مشکل، با در نظر داشتن کاربر نهایی، اگر مشکل فعلی وجود نداشت، به طور خلاصه توضیح دهید که چگونه فرآیند کار می کند.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما ایده ای در مورد چگونگی افزایش کارایی در یک فرآیند برای به حداکثر رساندن بهترین استفاده از منابع دارید. شما ممکن است با توصیف یک موقعیت نظری شروع کنید که در آن سیستم کارآمدتر است و از آنجا به سمت پیشنهاد شما کار می کند، همیشه در نظر داشته باشید که چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا خود را در مسیر نگه دارید.

2. مشکل را توضیح دهید و دلیل اهمیت آن را بیان کنید

بیانیه مشکل نه تنها باید به این موضوع بپردازد که مشکل چیست، بلکه باید به چرایی مشکل بودن و اهمیت حل آن نیز بپردازد. این در بیشتر موارد، سایر سؤالات «W» را به صورت ارگانیک در بر می گیرد. به عنوان مثال: چرا باید این مشکل را برطرف کنیم؟ زیرا بر کارایی بخش‌های X، Y و Z تأثیر می‌گذارد، منابع را هدر می‌دهد و قیمت‌ها را برای مصرف‌کنندگان افزایش می‌دهد.

این نشان می دهد که مشکل چیست، چه کسی تحت تأثیر قرار گرفته است و چرا باید مشکل برطرف شود. همچنین می‌توانید در نظر بگیرید که چه تلاش‌هایی قبلاً برای حل مشکل انجام شده و چرا نتیجه نداده‌اند. تا حد امکان مختصر، هر آنچه را که در مورد مشکل فعلی می دانید توضیح دهید.

3. هزینه های مالی مشکل خود را توضیح دهید

وقتی مشکل را برای تصمیم گیرندگان بیان می کنید، باید هزینه های عدم رفع آن را توضیح دهید. از آنجایی که پول زبانی است که افراد تجاری با آن ارتباط برقرار می کنند، ساده ترین راه حل مشکل و راه حل پیشنهادی از نظر هزینه های مالی است.

به عنوان مثال، اگر مشکل به طور فعال هزینه های غیر ضروری، جلوگیری از کسب درآمد بیشتر شرکت یا آسیب رساندن به وجهه عمومی شرکت (به طور غیرمستقیم هزینه کردن پول) است، مطمئن شوید که آن را به طور مشخص و واضح با عباراتی که آنها می فهمند توضیح دهید. سعی کنید مقادیر دقیق دلاری را برای هزینه مشکل مشخص کنید.

4. از ادعاهای خود نسخه پشتیبان تهیه کنید

هنگامی که ادعا می کنید مشکل برای شرکت هزینه دارد، باید آماده باشید که ادعاهای خود را با شواهد پشتیبانی کنید. اگر از این مرحله غفلت کنید، ممکن است جدی گرفته نشوید. تحقیق خود را انجام دهید، منابع خود را ذکر کنید و داده ها را آماده ارائه کنید.

5. پیشنهاد راه حل

بیانیه مشکل باید راه حل(های) پیشنهادی شما را برای مشکل توضیح دهد. در این مرحله، شما روی یافتن یک راه حل واحد تمرکز نخواهید کرد، اما باید درک کاملی از دلایل مشکل داشته باشید و آماده باشید تا رویکردهای عملی برای درک و رفع آن پیشنهاد دهید. اهداف خود را با پیشنهاد طرح های مدون برای حمله به مشکل بیان کنید.

6. مزایای راه حل(های) پیشنهادی خود را توضیح دهید

اکنون، شما یک سناریوی ایده آل را توصیف کرده اید که در آن مشکل وجود ندارد. شما به مشکل اشاره کردید، پیامدهای عدم رفع آن (استفاده از دلار و داده های جامد) را توضیح دادید و چند رویکرد واقع بینانه برای یافتن راه حل پیشنهاد کردید.

اکنون زمان بسیار خوبی است تا نشان دهید که چرا این راه حل کار می کند، دوباره بر کارایی و تأثیر مالی راه حل خود تمرکز کنید. توجه کنید که راه حل چه هزینه هایی را کاهش می دهد، چگونه این راه حل جریان های درآمدی را آزاد می کند و چه مزایای نامشهودی، مانند افزایش رضایت مشتری، راه حل شما به همراه خواهد داشت. همه اینها باید در یک پاراگراف کوتاه قرار گیرند.

7. با خلاصه کردن مشکل و راه حل نتیجه گیری کنید

حالا شما به نتیجه گیری خود می روید. این باید شامل مشکل، چرایی نیاز به رفع آن و یک استدلال خلاصه از این باشد که چرا راه حل شما بهترین پاسخ برای مشکل است.

پیروی از این قالب به همه طرف‌هایی که آن را می‌خوانند کمک می‌کند تا مشکل را درک کنند و برای بررسی بهترین راه‌حل آماده باشند.

نحوه نوشتن بیانیه مسئله
نحوه نوشتن بیانیه مسئله – تزیسمی

مثال

عبارات مسئله معمولاً از همان قالب کلی پیروی می کنند، اگرچه ممکن است بسته به پیچیدگی موقعیت در طول آن نوسان داشته باشند. در اینجا مثالی از بیان مسئله اساسی آورده شده است:

مشکل: مشارکت رای دهندگان در منطقه جنوب غربی فلوریدا در دهه گذشته به طور قابل توجهی کاهش یافته است، در حالی که سایر مناطق ایالت همچنان شاهد افزایش تعداد رای دهندگان در پای صندوق های رای هستند.

پیشینه: نظرسنجی‌های انجام‌شده توسط انجمن رای‌دهندگان فلوریدا نشان می‌دهد که مشارکت رای‌دهندگان در میان افراد 18 تا 25 ساله و خانواده‌های کم درآمد کمترین است (درآمد سالانه زیر 30000 دلار برای یک خانواده دو نفره). تحقیقات انجام شده بر روی الگوهای رأی گیری در سایر ایالت های جنوبی ایالات متحده نشان می دهد که این می تواند نشان دهنده روند گسترده تری باشد، اما جمعیت شناسی این منطقه نشان می دهد که می تواند به مشکل مهم تری تبدیل شود [بسط و توضیح با منابع].

بخش‌های دیگر کشور تلاش کرده‌اند، و تا حدودی موفق شده‌اند تا مشارکت رای‌دهندگان را بهبود بخشند، اما راه‌حل‌های مشابه در اینجا در جنوب غربی فلوریدا اثر مطلوبی نداشته است [به منابع مراجعه کنید]. تحقیقات بیشتری در مورد دلایل شکست این تلاش‌ها و اینکه چه استراتژی‌هایی ممکن است تأثیر بیشتری بر دستیابی به خانواده‌های جوان‌تر و کم‌درآمد داشته باشند، مورد نیاز است.

ارتباط: از نظر تاریخی نشان داده شده است که مناطقی با مشارکت کم رای دهندگان دارای سطوح پایین تری از انسجام اجتماعی و مشارکت مدنی و تعداد بیشتری از موارد ناآرامی مدنی هستند. اخیراً، این موضوع برای بخش‌هایی از ایالات متحده به طور فزاینده‌ای نگران‌کننده شده است [مثال‌هایی را ذکر کنید و منابع را ذکر کنید].

داده‌ها نشان می‌دهند که وقتی بخش‌های خاصی از جامعه فاقد نمایندگی سیاسی هستند، به احتمال زیاد در طول زمان به طور فزاینده‌ای سرخورده می‌شوند و اعتماد جامعه به دموکراسی را از بین می‌برند و به‌طور سیستماتیک چالش‌هایی را در حکمرانی ایجاد می‌کنند [توضیحات و منابع]. پرداختن به این مشکل به احزاب منطقه ای بینش های بسیار مورد نیاز را می دهد تا به آنها کمک کند تا سیاست ها و استراتژی های مبارزاتی خود را تنظیم کنند تا بیشتر ساکنان این منطقه را شامل شوند. همچنین به دستیابی به درک دقیق تری از روند رفتار رأی دهندگان کمک خواهد کرد.

اهداف: هدف از این تحقیق بررسی طرح‌های مشارکت فعال برای افزایش مشارکت رای‌دهندگان در منطقه جنوب غربی فلوریدا است. از طریق نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها و آزمایش‌های اجتماعی که برای مشاهده تأثیر هر یک از این استراتژی‌ها بر مشارکت رأی‌دهندگان طراحی شده‌اند، بزرگ‌ترین عوامل تعیین‌کننده در عدم رأی‌دهی را تشخیص می‌دهد.

مواردی که نباید در بیان مشکل گنجانده شود- نحوه نوشتن بیانیه مسئله

در اینجا چند نکته نهایی وجود دارد که باید هنگام نوشتن بیانیه مشکل خود از مواردی که باید از آنها اجتناب کنید به خاطر داشته باشید:

1. از زبان پیچیده استفاده نکنید، پیروی از آن را ساده کنید.

2. به مشکلات مشابه دیگر اشاره نکنید، تمرکز خود را روی مشکل خود نگه دارید.

3. بیش از حد فنی نشوید، آن را برای مخاطبان گسترده قابل خواندن نگه دارید.

چرا نوشتن بیانیه مشکل موثر سخت است؟

یکی از چالش‌های نوشتن بیانیه مشکل خوب، حواس‌پرتی‌هایی است که می‌توانند از منابع مختلف ناشی شوند.

. هنگام تلاش برای توصیف یک مشکل، علائم مرتبط با مشکل باعث سردرگمی می شوند. به عنوان مثال، رسیدن به مطب و گفتن: «دکتر، من در پشت ران تا پایین ساق پایم درد دارم! من نیاز دارم که شما پای من را “درست” کنید!». تنها پس از یک ارزیابی متفکرانه، پزشک به این نتیجه می‌رسد که مشکل شما مربوط به عصب سیاتیک است و منشأ آن از قسمت پایین کمر شماست.
. راه‌حل‌ها معمولاً در هنگام مبارزه با یک مشکل، مورد توجه اولیه قرار می‌گیرند. هنگامی که فرد با مشکلی مواجه می‌شود، کاهش آن درد در سریع‌ترین زمان ممکن یک اقدام طبیعی و تقریباً انعکاسی است. با این حال، تا زمانی که درک عمیقی از وضعیت کنونی به دست نیامده، بسیار مهم است که از پرش به سمت راه‌حل‌ها اجتناب کنید.
. جست‌وجوی علل درد یک واکنش طبیعی است که باید در اولین توصیف یک مشکل از آن اجتناب کرد. ایجاد علت اصلی بخشی از روند تحقیقاتی بعدی خواهد بود، اما باید برای زمان مناسب در چرخه حیات روش حل مسئله محفوظ بماند.
. زمانی که فرد دچار مشکلی شود، سرزنش نیز یک رفلکس طبیعی است. نقل قول منسوب به جان باروز، طبیعت‌شناس آمریکایی و مقاله‌نویس طبیعت، ممکن است تمام آن چیزی باشد که باید در مورد این موضوع گفته شود: «شما می‌توانید بارها دلسرد شوید، اما تا زمانی که شروع به سرزنش دیگران نکنید و دست از تلاش بردارید، شکست خورده نیستید.»

یک دیدگاه ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *